Igro-zon.ru

Работа и жизнь
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Письмо на имя ген директора

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.

    К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

      Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

    Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

    Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

  • Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
  • Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

    Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

    Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

    Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

    Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

    • Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
    • Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
    • В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
    • В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
    • Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
    • Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

    Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

    • Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
    • Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
    • Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

    Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

    • Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
    • Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
    • В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.
    Читать еще:  Сколько зарабатывает арт директор

    Образцы деловых писем

    Образцы благодарственных писем:

    Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

    Образцы гарантийных писем:

    Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

    Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

    Оферта. Образцы писем-предложений

    Оферта (договор оферты) — это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

    Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

    Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

    Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

    Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

    Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме — это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

    Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

    Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

    Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

    Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

    Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

    Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

    Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

    Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

    Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

    Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

    Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

    Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

    Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

    Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

    Письмо-соболезнование — это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

    Письмо на имя директора

    • Как выглядит письмо отказ на уплату за охрану в школе на имя директора.
    • Как написать коллективное письмо на имя директора об отказе от уплаты за охрану.
    • Нужен образец коллективного письма на имя директора о смене учителя.
    • Хотим написать письмо на имя ген. директора с просьбой вернуть начальника.
    • Письмо на имя директора школы.
    • Заявление на имя директора
    • Как написать заявление на имя директора
    • Претензия на имя директора
    • Заявление на имя директора в школу
    • Заявление на имя генерального директора

    1.1. Письмо можно написать в отдел образования или в прокуратуру. Пишется в свободной форме, законодательно требований не установлено. В шапке: кому, от кого. В теле заявления расписываете что случилось и что вы требуете (обеспечить класс учителем математики, привлечь виновных лиц к дисциплинарной и административной ответственности и т.д.), в конце письма дата и подписи всех обращающихся.

    2. Как выглядит письмо отказ на уплату за охрану в школе на имя директора.

    2.1. В свободной форме

    2.2. В форме простого заявления составьте, что Вы не желаете вносить денежные средства за такие то услуги в такой то школе.

    2.3. Письмо можно написать в свободной форме, но директора часто, скрывая поборы, сами не собирают деньги, а поручают это родительскому комитету . Если собирает последний, то просто не сдавайте, а если требует директор или классный руководитель, то сообщите об этом в департамент образования. Внесение денег за охрану носит чисто добровольный характер.

    3. Как написать коллективное письмо на имя директора об отказе от уплаты за охрану.

    3.1. Составляйте в свободной форме.

    3.2. директору—от жителей или там родителей
    заявление
    Уведомляем Вас что отказываемся оплачивать охрану( чего) ввиду (чего)
    фио,адрес подпись
    фио адрес подпись

    Читать еще:  Что значит креативный директор

    4. Нужен образец коллективного письма на имя директора о смене учителя.

    4.1. Интернет вам в помощь

    4.2. Конкретного образца не существует. Пишется в свободной форме с изложением и пояснением обстоятельств по делу. От кого, ваши адрес и телефон, кому (ФИО или название организации, должности), что, где, когда, что просите. Дата, подпись.

    4.3. Обращайтесь за составлением к юристу в личные сообщения.

    5. Хотим написать письмо на имя ген. директора с просьбой вернуть начальника.

    5.1. Пишите. Вам что-то мешает?

    6. Письмо на имя директора школы.

    6.1. В свободной форме с изложением обстоятельств по делу. От кого, кому, что, где , когда, что просите. Дата, подпись.

    7. Мне необходимо грамотно составить служебное письмо с жалобой на имя директора!

    7.1. Такие письма в свободной форме составляются.

    8.1. Да, это право руководителя.

    8.2. Это маловероятно. Нужны веские основания.

    9.1. По общему правилу, ответ на коллективное заявление направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо).
    Вы можете указать, например «Ответ просим направить ФИО по адресу: _______ в 2 (двух) экземплярах».

    10.1. Либо предприятие отодвигает свою деятельность, чего добиться сложно, но можно, либо выкупает у Вас участки, либо участки выкупает местная администрация на основании с т. 32 ЖК РФ. Добиться выкупа участков предприятием можно грамотно составленным обращением.

    11.1. Энергетики не имеют жалости ни к женщинам, ни к детям, ни к ветеранам труда. А в чем вопрос то ваш?

    12.1. Писать претензию на имя законного представителя юридического лица, а направлять её по юридическому адресу.

    13.1. Гуля, претензию надо направлять по юридическому адресу компании.

    13.2. Мало информации — претензия о чем? по качеству машины? По содержанию кредитного договора?

    14.1. Любое обращение пишется в произвольной форме. В нем вы должны указать все свои доводы и причины по которым требуете исключения ребенка.
    Можете обратиться за помощью в личные консультации к любому выбранному юристу и он поможет Вам грамотно составить данное обращение.

    15.1. посетитель сайта в вашей ситуации
    1. Дать письменный ответ, обязаны в течении 30 дней

    «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 03.08.2018) (с изм. и доп., вступ. В силу с 01.09.2018)
    2.Необходимо знать причину по которой вы направляете такое заявление
    3. Шаблоны юристы не предоставляют, составление заявлений платная услуга.

    16.1. Татьяна! Жалоба пишется в произвольной форме: в основной части указывается ее суть (что в садике N в группе N в результате, протекания крыши к примеру, на стенах, потолке появилась плесень. Несоблюдение норм и правил содержания сада может сказаться на здоровье детей). Требуйте устранения нарушений, в частности ремонт группы. Также можете обратиться с жалобой в Департамент образования, Роспотребнадзор и Прокуратуру.

    17.1. — Здравствуйте уважаемый посетитель сайта, этот вопрос не находится в ведении директора школы. Писать нужно в администрацию города (поселения), ГИБДД и в прокуратуру. Удачи вам и всего хорошего, с уважением юрист Лигостаева А.В.

    17.2. Оно пишется впринципе в свободной форме только сошлитесь на нормативно правовые акты в которых обосновываете нужность данного действия.

    18.1. данные вопросы не регламентируются законом об образовании — только споры между родителями и учреждением образования. Напишите что родители не принимают меры к получению образования ребенком — единственное на что можно сослаться. Ст. 44 Закона об образовании РФ.

    18.2. А причем тут директор? Как он может повлиять на мнение этих родителей? Да никак! Он же не может их заставить что либо делать или не делать для своих детей, класса, школы. Так что данное заявление Вам ровным счетом ничего не даст, к сожалению.

    19.1. Такую жалобу можете написать в произвольной форме. Главное — правильно составить и указать все обстоятельства.

    19.2. в вашем случае конкретных образцов данного заявления нет, составляется оно в индивидуальном порядке, по ситуации случившегося! Опишите обстоятельства произошедшего, приобщите доказательства если имеются (видеозапись), и определитесь какой ответственности вы хотите для родителей или их детей? Возможно вам необходимо обращаться совсем не к директору.

    20.1. Никакой определенной формы для такого случая не предусмотрено. Пишите свободно, четко излагая причины и требования. Подписи должны поставить все, кто присоединяется к просьбе.

    21.1. Отказаться не можете, это не предусмотрено образовательными стандартами. Можете договориться через директора школы с родителями ученицы о переводе ее в другой класс. Как вариант — можете обратиться с иском к матери девочки о защите чести и достоинства и взыскании компенсации морального вреда (статьи 150 — 152 ГК РФ).

    22.1. Для начала вам следует написать соответствующее заявление в прокуратуру, для проведения проверки и принятия мер реагирования. В тоже время вы можете обращаться в суд, при этом досудебного порядка по таким делам не предусмотрено, т.е. ничего в адрес работодателя писать не нужно.

    23.1. Письмо пишется в произвольной форме, в нем указываются все факты, которые вы все считаете существенными, подписывается всеми и отправляется.

    24.1. Наталья! Поясните, что Вы имеете в виду. Как понять «забрать»: уволить хотят? Отстранить? Вам нужна инструкция, как письмо написать? Или Вы хотите, чтобы за Вас его написали? Поясните, прошу Вас.

    25.1. Ирина добрый вечер я готова вам отправить заявление на отправку мужа к месту жительства семьи. В случае необходимости обращайтесь.

    26.1. Кадровый вопросы и вопросы финансирования решает администрация муниципального образования Поэтому письмо ваше нужно писать на имя главы местной администрации.

    27.1. Срок ответа в данном случае законодательством не установлен, потому что здесь не применим федеральный закон №59-ФЗ О порядке рассмотрения обращений граждан РФ,который устанавливает срок 30 дней
    Вообще администрация предприятия может не ответить на это письмо.

    28.1. без вашего согласия Вас уволить нельзя. А сократить могут предупредив за 2 месяца.
    С уважением, кандидат педагогических наук Ю.В.Королев.

    29.1. письмо от родительского комитета на имя директора школы составляется в свободной форме. Указываете реквизиты документа, преамбулу, обстоятельства обращения: систематически дети приходят домой в грязных куртках, мокрых шапках, постоянно детская одежда валяется на полу в раздевалке, обувь разбросана по раздевалкам, которую детям приходится найти, чтобы отправиться домой. В заключении резолютивная часть, дата, подписи.
    С уважением, кандидат педагогических наук Ю.В.Королев.

    30.1. Так любое обращение пишется в произвольной форме. Опишите ситуацию и свои требования. В конце укажите, что при не решении вопроса и не выполнении требований будете вынуждены обращаться в отдел образования района и в Мин. образования Ростовской области.

    8 ключевых шагов для написания электронного письма вашему генеральному директору и получения ответа, который вам нужен

    Отправляя электронное письмо своему генеральному директору, вы можете почувствовать, что приближаетесь к знаменитостям — это волнует и заставляет нервничать одновременно.

    Читать еще:  Пиар директор это

    Это связано с тем, что, хотя вы можете произвести впечатление на вашего генерального директора вашим знанием компании и страстью к своей работе, вы также можете оттолкнуть его, демонстрируя признаки небрежности или бестактности.

    Чтобы помочь вам в написании идеального письма, мы проконсультировались с Амандой Огастин, экспертом по карьерным советам в компании TopResume. Огастин изложила ключевые шаги для отправки продуманного, читабельного электронного письма и получения ответа, который нужен именно вам.

    1. Сначала проконсультируйтесь с вашим непосредственным руководителем

    Если генеральный директор не является вашим непосредственным начальником или вы не отвечаете на прямой запрос от него или нее, разумно сообщить своему руководителю, что есть что-то, о чем вы хотели бы написать генеральному директору.

    Таким образом, ваш начальник сможет решить, действительно ли этот вопрос требует внимания генерального директора.

    Ваш руководитель «вероятно, лучше понимает, что будет иметь смысл, а что нет», утверждает Огастин. Вам необходимо верно пройти по цепочке командования и общей линии связи.

    Не имеет значения, обладаете ли вы какой-то замечательной идеей для компании, добавила Огастин – сперва вам необходимо, чтобы ваш руководитель проверил ее. После того, как вы получите подтверждение, что электронное письмо для генерального директора является подходящим, вы можете отправить копию письма своему руководителю или добавить его в список получателей.

    2. Напишите короткую и ориентированную на действие тему письма

    Вы всегда должны продумать тему письма, прежде чем писать само сообщение. В противном случае, вы запросто можете забыть о нем.

    Огастин советует ограничить вашу тему до восьми или менее слов, тем более что ваш генеральный директор может читать электронное письмо на мобильном устройстве, которое отсекает часть текста.

    Вы также захотите указать, требуется ли вам ответ к определенной дате, чтобы ваш начальник мог расставить приоритеты по запросам, которые он или она будет иметь в этот день. Огастин предложила устанавливать крайний срок за день-два до того, как вам действительно понадобится ответ вашего генерального директора. Таким образом, если ваш генеральный директор действительно занят и отвечает поздно, вы не попадете в неприятную ситуацию.

    Вот пример идеальной темы: «Предложение по поводу проекта XYZ – пожалуйста, ответьте до конца дня».

    И если у вас нет действительно веской причины, старайтесь не помечать свое сообщение, как очень важное или высокоприоритетное. «Это почти так же ужасно, как писать все заглавными буквами», — рассказала Огастин.

    3. Используйте приветствие и прощание, которые подходят для вашей корпоративной культуры

    Если вы не знаете, как обращаться к своему генеральному директору, Огастин предложила спросить у старших коллег, как они сами обращаются к нему или к ней, когда ранее отправляли свои собственные письма. Вы также можете обратиться за советом к своему непосредственному начальнику.

    Еще один вариант заключается в том, чтобы изучить переписку между генеральным директором и другими сотрудниками, чтобы посмотреть, какие приветствия они использовали.

    Но если вам все равно тяжело понять, что здесь будет уместным, Огастин сказала, что всегда лучше ошибаться в сторону избыточной формальности (например, «Уважаемый Евгений Сергеевич»).

    Ваше прощание должно быть таким же коротким и простым. «С наилучшими пожеланиями, [ваше имя]» обычно работает отлично. Если ранее вы уже установили контакт со своим начальником, вы можете воспользоваться своими инициалами.

    4. Сохраняйте текст коротким и конкретным

    Вы определенно не хотите отправлять электронное письмо в виде блоков сплошного текста, утверждает Огастин, тем более, что ваш генеральный директор может читать сообщение на мобильном устройстве.

    Чтобы сделать электронное письмо более удобным для чтения, Огастин рекомендует использовать короткий вступительный абзац, а затем очертить каждую тему, используя маркированные списки. Вы также можете использовать жирный шрифт для выделения или выделять призыв к действию (например, «Пожалуйста, ответьте до конца текущего дня»).

    Хотя вам не нужно придерживаться определенного количества слов, как говорит сама Огастин: «Используйте только столько слов, сколько вам нужно, чтобы донести свою точку зрения, и ни одного предложения или буквы больше».

    Представьте электронное письмо, как сводку новостей которую вы бы хотели обсудить.

    В конечном счете, говорит Огастин, имейте в виду, что «если от вас захотят получить дополнительную информацию, вас обязательно об этом попросят».

    5. Проверьте ваше сообщение на наличие орфографических и грамматических ошибок

    Всегда перечитывайте свое электронное письмо, прежде чем отправлять его, особенно с учетом того, что некоторые слова не будут автоматически проверяться на соответствие орфографии вашим компьютером.

    Во многих случаях, утверждает Огастин, это сообщение будет первым впечатлением вашего генерального директора о вас и вашем профессиональном бренде. «Вы же не хотите, чтобы о вас думали, как о человеке, который не умеет правильно писать и не может связать слова в предложения, не допустив при этом ошибок».

    6. Избегайте шуток

    Поскольку мы так привыкли общаться с помощью мессенджеров и социальных сетей, нам может не хватать формальности в важных электронных письмах.

    В частности, как говорит Огастин, «Сарказм часто может быть не понят при чтении [электронного письма]», поэтому будьте осторожны в плане того, чтобы не написать ничего, что может быть неверно истолковано.

    «Не оставляйте в своем письме мест для интерпретации», — сказала она.

    7. Ждите ответа с вежливостью

    Ваше электронное письмо должно содержать призыв к действию или крайний срок, когда вам нужен ответ. Установите напоминание в своем календаре, чтобы на следующий день следить за тем, ответит вам ваш генеральный директор или нет.

    Вот пример соответствующего призыва (вы можете отредактировать его при необходимости): «Я слежу за [этой проблемой] и хотел бы убедиться в том, что вы знаете о ней. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна какая-либо дополнительная информация от меня, прежде чем вы можете ответить».

    8. На протяжении всего процесса помните об этикете

    Все профессиональные электронные письма, которые вы отправляете, должны быть отфильтрованы через определенные стандарты, которые применяются более интенсивно, когда вы общаетесь с кем-то выше. Например, используйте восклицательные знаки экономно в своем сообщении вашему генеральному директору, чтобы не выглядеть чрезмерно эмоциональным или незрелым. Когда вы составляете свое сообщение, изучите свою аудиторию и время, которое им понадобится для просмотра вашего письма. Убедитесь в том, что вы правильно подогнали свое сообщение.

    Еще один полезный совет – добавить адрес электронной почты получателя уже в конце, после того, как вы тщательно проверили свое письмо и исправили все найденные ошибки. Вряд ли вы хотите, чтобы ваш генеральный директор получил наполовину составленное электронное письмо, которое вы не собирались отправлять.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector
    ×
    ×