Igro-zon.ru

Работа и жизнь
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Задачи тайм менеджмента

Система тайм-менеджмента. Задачи, принципы, правила. Основные методы. Какие есть недостатки?

В условиях стремительного развития общества и ежедневного получения большого объема информации человеку нужно все больше времени, чтобы использовать предоставленные ресурсы в полном объеме. Ускорение темпов жизни приводит к тому, что люди должны либо чем-то жертвовать во благо главных целей, либо построить деятельность наиболее рациональным и эффективным образом, сокращая временные издержки. В этом им может помочь тайм-менеджмент как своеобразное направление или технология управления временем, позволяющая использовать этот ценнейший ресурс в правильном русле.

Хаотичность в построении деятельности, беспорядок в графике выполнения операций и отсутствие продуманного плана мероприятий приводят к тому, что человек не успевает совершать все необходимые дела. Вследствие этого возникает напряженность, нервозность, бесполезная трата сил и времени, что негативно отражается на результатах жизнедеятельности людей.

Тайм-менеджмент направлен на то, чтобы упорядочить ваши действия и операции, а также построить график их выполнения для достижения поставленных целей в максимально полном объеме и с минимальными затратами времени.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни в обществе появляется новое направление мысли — тайм-менеджмент — как наука об управлении временем. Становление этого понятия относится ко второй половине XX в. (70-80 гг.), когда этим вопросом стали всерьез заниматься как ученые мирового сообщества, так и наши соотечественники.

В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.

Цель и задачи тайм-менеджмента

Главная цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата. В соответствии с поставленной целью тайм-менеджмент решает следующие задачи:

  1. расстановка операций и действий в порядке приоритетности для человека;
  2. ранжирование целей по степени важности;
  3. распределение обязанностей и ответственности между членами группы или коллектива;
  4. построение графика выполнения операций как наиболее эффективного способа планирования времени (см. Что снижает эффективность работы персонала?);
  5. построение наиболее рациональной модели поведения при использовании временного ресурса;
  6. повышение производительности труда, и, как следствие, его эффективности и результативности;
  7. поиск скрытых резервов времени, которые можно использовать более эффективно.

Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач. Какими именно они будут — решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное — все они должны подчиняться основной цели.

Благодаря решению данных задач каждый человек может научиться грамотно управлять своим временем, используя его максимально эффективно. Такая деятельности позволяет научиться самоконтролю и анализу, самостоятельному изучению различных методик и практик, организации личного времени для труда и отдыха.

Принципы тайм-менеджмента

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

  1. Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования — записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

  1. Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

  1. Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

  1. Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация — это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. Тренинг по мотивации).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто — это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. Эмоциональный интеллект).

Правила тайм-менеджмента

Эффективный тайм-менеджмент предполагает следование определенным правилам поведения, которые заключаются в следующем:

  • используйте различные средства и методики планирования своего времени;
  • сохраняйте чистоту на рабочем месте, чтобы не тратить время на поиски документов;
  • не изучайте информацию, которая не нужна при выполнении конкретной задачи;
  • не тратьте время на бесполезное просматривание социальных сетей;
  • не выполняйте несколько дел одновременно, концентрируйтесь на одном;
  • учитесь отказывать людям, если они просят выполнить не нужную вам работу (см. Как правильно делегировать);
  • определите периоды, в которые у вас наиболее высокая умственная и физическая активность — выполняйте сложную работу именно в это время;
  • находите время для отдыха и научитесь расслабляться полностью, а не урывками.

Правила тайм-менеджмента направлены на то, чтобы в общем виде определить тактику организации рабочего процесса. Их применение необходимо для того, чтобы эффективно повысить производительность человека и сформулировать линию его поведения при осуществлении рабочего процесса.

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

  • Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок». Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.
  • Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
  • Метод ограничения, помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
  • Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
  • Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.
Читать еще:  Веб менеджер это

Недостатки тайм-менеджмента

Планирование по тайм-менеджменту всегда дает ощутимые результаты, но вместе с тем оно имеет и ряд недостатков. К ним следует отнести такие моменты как:

  1. Возникающие форс-мажорные обстоятельства могут нарушить составленный график. Но, если задачи запланированы, их нужно все равно решать, и тогда начинается новый поиск свободного времени. Нарушение составленного графика может повлечь за собой нервозность и раздражительность, и, как следствие, ухудшение самочувствия человека;
  2. Высвобождение свободного времени предполагает использование его для выполнения новых задач, в связи с чем человек сознательно перегружает себя работой. В ситуации увеличения объема операций и повышения производительности может наблюдаться рост усталости, способной перейти в хроническую степень;
  3. Четкий график — это хорошо, но может возникнуть ощущение, что каждый день наступает «день сурка». Человеку каждый день нужно совершить много различных дел, после которого все начнется сначала.

Тайм-менеджмент: советы и инструменты

Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского, специально для блога Нетологии написала статью о том, как эффективно планировать время и какие инструменты тайм-менеджмента использовать.

По тайм-менеджменту написано много книг и курсов. Ирония в том, что люди, которым необходим тайм-менеджмент, часто не могут выделить время на чтение толстых книг или многодневные тренинги по теме.

В статье я собрала советы и инструменты управления временем, которые использовала сама, и которые действительно принесли результат.

Планирование

Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым — от этого зависит ваша эффективность.

Ставьте конкретные цели и задачи

Корректно описать свою цель — задача не из простых. Мне помогли с этим специальные техники тайм-менеджмента.

Декомпозиция

Различайте цели и задачи. Цель — масштабная и общая. Чтобы достичь цели, нужно ее «раздробить» на более конкретные и локальные задачи. Такой прием называется «декомпозицией целей».

К примеру, вам нужно организовать мероприятие. Ваша цель — «Мероприятие проведено в указанные сроки в рамках утвержденного бюджета». Достижение этой цели складывается из выполнения конкретных задач:

«Выбор и согласование площадки»,

«Выбор и согласование приглашенных»,

«Выбор и организация развлечений».

SMART

После того как вы разбили основную цель на задачи, четко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:

  • конкретной (Specific),
  • измеримой (Measurable),
  • достижимой (Attainable),
  • актуальной или истинной (Relevant),
  • ограниченной во времени (Time-based).

Сформулированную таким образом задачу легко выполнять — в её описании уже заложены требования. Пример формулировки задачи по SMART: «Увеличить онлайн-продажи на территории России к концу 2017 года на 25 %».

Фиксируйте план действий

Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.

Диаграмма Гантта

Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения.

Список задач (to-do list)

Долгосрочный список крупных задач. Запишите то, что планируете сделать в будущем, каких целей достичь, какие задачи для этого нужно выполнить. Поставьте предварительные сроки. Пополняйте этот список новыми идеями.

Годовой и месячный список. Укажите, какие задачи из вашего основного списка вы берете в разработку или продолжаете в следующем месяце, а какие в следующем году. Поставьте даты окончания для выбранных дел.

Список на день. Опишите, что и для какой задачи будете делать завтра. Проверьте, какие задачи выпадают на следующий день из месячного списка. Дополните его делами, которые появились сегодня. Проводите подобную корректировку вечером каждый день, чтобы утром не тратить на это время.

Опишите по методу SMART ваши цели. Сформулируйте задачи, на которые распадаются цели. Зафиксируйте письменно и поставьте дедлайны.
Теперь у вас есть четкий план действий.

Расставляйте приоритеты

Что делать, если список задач получился очень большим? За что браться сразу, а что отложить? Изучите весь список и расставьте приоритеты для каждого дела. Рассмотрим инструменты тайм-менеджмента для приоритизации.

АБВГД (ABCDE)

А, Б, В, Г, Д — уровни важности дел. Этот метод еще называют АБВ (ABC). Все зависит от того, сколько уровней вы введете. Я считаю, что чем их больше, тем быстрее вы запутаетесь. Не усложняйте. Инструменты управления временем разработаны для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не наоборот.

Проанализируйте список задач и расставьте приоритеты от А до Д. Вы не можете приступить к выполнению задач уровнем ниже, пока не закрыты все дела с более высоким приоритетом.

Задачи уровня А (A) самые важные, их невыполнение будет иметь самые серьезные последствия для вашей жизни и работы. К примеру, обсуждение с подрядчиком сметы по мероприятию. Если вы этого не сделаете, рискуете не уложиться в бюджет.

Если А-задач слишком много, эксперты тайм-менеджмента рекомендуют поставить градацию А-1, А-2 и так далее. Я советую этого избегать как избыточного усложнения.

С А-задачами связано понятие «съесть лягушку на завтрак». Самые важные дела часто самые тяжелые и неприятные — уродливые «лягушки». Мы часто оттягиваем выполнение таких задач, но А-дело должно быть завершено в первую очередь. Нужно «съесть эту лягушку на завтрак».

Задачи уровня Б (B) важны, но их последствия невыполнения не такие серьезные, как у А-задач. К примеру, согласование с заказчиком цветов для банкета. Если вы этого не сделаете, мероприятие не будет сорвано, но заказчик может быть недоволен, что вы не учли его предпочтений.

Выполнить задачи уровня В (C) желательно, но неприятных последствий они не имеют. К примеру, ужин с друзьями.

Дело уровня Г (D — delegate) смело делегируйте подчиненному, другу или коллеге, в зависимости от ситуации. Делегирование освободит время для задач уровня А.

Остались задачи, которые попали на уровень Д (E — eliminate)? Откажитесь от них. Если дела оказались в этой категории, без них можно обойтись.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который делил свои задачи на 4 категории:

  • срочные, важные;
  • важные, несрочные;
  • срочные, неважные;
  • неважные, несрочные.

Срочные и важные задачи (1) выполняйте сразу и самостоятельно. Они имеют большое влияние на будущее, делегировать их нельзя.

Важные несрочные дела (2) — самый комфортный режим работы. В нем вы можете планировать, взвешивать, рассчитывать и заниматься важными делами.

Старайтесь держаться в режиме 2. В нем вы полезны и эффективны.

Срочные и неважные задачи (3) делегируйте. Они отнимают много времени, но не приносят пользы.

Несрочные и неважные (4) вычеркивайте.

Обязательно приоритезируйте задачи, чтобы не делать одновременно несколько дел.

Исполнение

Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

Фокусируйтесь на главном

Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

Делегируйте

При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчиненным расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчиненными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

Научитесь говорить «нет»

Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

Блокируйте раздражители

Перед началом работы отключите все, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

Исключите «пожирателей времени»

Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

Не делайте несколько дел одновременно

На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

  • замедляемся,
  • ошибаемся,
  • стрессуем,
  • перестаем чувствовать жизнь,
  • начинаем забывать важные вещи,
  • разрушаем отношения с близкими,
  • становимся эмоционально нестабильными,
  • теряем креативность.
Читать еще:  Должность категорийный менеджер

Отдыхайте

Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

Наведите порядок в электронной почте

Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

  • Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
  • Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать» и т. д.
  • Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
  • Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
  • Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днем рождения по email, сделайте заготовку такого письма.

Фильтруйте входящую информацию

Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

Учитывайте свои биоритмы

У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определенные часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

Создайте комфортное рабочее место

Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.

Ограничьте свой перфекционизм

Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всем, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

Контролируйте время

Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

Ставьте дедлайны

Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трем дня пятницы и так далее. Четкие рамки не дадут затягивать работу.

Оставляйте запас времени

Если по расчетам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

Заканчивайте задачу раньше срока

Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

Используйте метод «Помидора»

Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

  • Запланируйте задачу.
  • Поставьте таймер на 25 минут.
  • Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
  • После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
  • После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
  • Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

Попробуйте метод «Хронометраж»

В течение двух-трех дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

  • Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
  • На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
  • На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаете с одной из них от плана.

Планируйте перерывы каждые девяносто минут

Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

Планируйте время ожидания

В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

Анализируйте свой опыт

Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

Мотивация

Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

В конце периода — месяца или года — выпишите все, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.

Группировка задач в тайм-менеджменте

Было бы здорово, если бы все наши дела всегда умещались на одну страницу блокнота. Увы, но у современного человека список дел порою насчитывает даже не десятки, а сотни задач. Как не утонуть и не запутаться во всем этом «изобилии»?

К счастью, почти все современные органайзеры умеют группировать задачи по контекстам и категориям, что очень облегчает работу с ними. Благодаря этому мы можем мгновенно выбрать из списка только те дела, с которыми нам сейчас удобно работать: самые срочные, самые трудные или наоборот — самые легкие.

В этой статье мы рассмотрим основные способы группировки задач в , а также некоторые отдельные категории, которые делают работу со списком дел более комфортной.

1. Виды деятельности

Самый очевидный способ рассортировать задачи — это разложить их по видам нашей деятельности или сферам жизни. Например:

  • Дела по дому.
  • Дела по работе.
  • Что нужно купить?
  • Коммунальные платежи.
  • Здоровье.
  • Уход за животными

Чем удобен такой способ группировки?

, дела из одной такой категории часто требуют сходных условий, и нам не нужно тратить время на «переключение». Например, все задачи из категории «Покупки» можно выполнить за время одного похода в магазин.

, нашему мозгу не нужно каждый раз перестраиваться с одного вида деятельности на другой. Нам легче поддерживать рабочий настрой, бороться с отвлечениями и входить в состояние потока.

2. Локации

Еще один удобный вид сортировки — это локации. То есть места, в которых нужно находиться, чтобы выполнить задачу. Например:

Кроме того, сегодня появились и различные «виртуальные места»:

Такой способ группировки помогает не терять время на перемещение между локациями. Мы приходим на кухню и сразу выполняем здесь все «кухонные задачи»: моем посуду, готовим обед, протираем газовую плиту. А уже после этого мы можем переместиться в другую локацию (например, в гостиную) и выполнить там новую серию задач.

3. Срочность

Задачи можно сгруппировать исходя из того, когда их нужно выполнить. Например: сегодня, завтра, на это неделе, в этом месяце, в этом году, в любое время Какие из этих категорий использовать — зависит от вашей системы .

Наиболее полезными будут следующие категории:

Сегодня. Да, обычно органайзеры показывают сегодняшние дела по умолчанию, и нет необходимости создавать для них отдельную категорию. Но если вы планируете дела в Trello, Evernote, Excel и других подобных программах, она вам обязательно понадобится.

Горящие дела. Это дела, которые нужно срочно выполнить или нужно было выполнить еще вчера. Например: сделать просроченный платеж по ипотеке или отвезти клиенту вовремя не доставленный товар Такие задачи обычно выполняют в первую очередь.

4. Важность

Группировать задачи можно по их важности. Например: обязательно сделать, желательно сделать, неплохо бы сделать

Наиболее полезными будут следующие категории:

Обязательные дела. Сюда помещают задачи, которые нужно выполнять всегда и при любых обстоятельствах. Например: полить растения, покормить попугайчика, собрать ребенку завтрак в школу Если вы заболели или вам срочно нужно уехать, выполняйте задачи только из этой категории.

Читать еще:  Антикризисное управление антикризисный менеджмент

Важные дела. Чаще всего это те дела, невыполнение которых обернется или серьезными неприятностями, или упущенной выгодой. Например: посетить стоматолога, встретиться с крупным клиентом, оплатить ипотеку, записаться на курсы повышения квалификации и тому подобное. Какое дело для вас важное, а какое нет, вы определяете сами.

5. Лягушки

Дела могут быть как приятными, так и неприятными. Для особо неприятных дел полезно создать отдельную категорию:

Лягушки. Поместите сюда все регулярные и разовые дела, которые вызывают у вас страх или отвращение. Например: холодные звонки, упражнения на пресс, поход в парикмахерскую, разговор с директором о повышении зарплаты. Разумеется, «приятность» или «неприятность» — это понятия субъективные, и для посещение парикмахерской будет праздником, а упражнения на пресс — самыми легкими.

«Лягушек» рекомендуется выполнять с утра, пока на это хватает сил и решимости.

6. Время выполнения

На разные дела у нас уходит разное время. Например, чтобы заплатить за интернет нам нужно 2 минуты, а чтобы написать статью — 2 часа. И это еще один удобный способ группировки задач, который помогает более точно планировать и распределять свое время.

Здесь очень полезной будет следующая категория:

. В нее помещаем те дела, на которые у нас уходит менее 5 минут: полить цветы, протереть письменный стол, наполнить фильтры для воды Удобнее всего ежедневно выделять на такие задачи отдельных полчаса и выполнить их сразу все скопом. Также эти дела можно выполнять в свободные минуты, например, когда скачивается большой файл.

7. Состояние

Наше настроение и наша трудоспособность в течение дня могут меняться. А потому полезно завести несколько категории для разных «состояний души»: вдохновение, желание поработать, прилив сил

И это очень удобно. Если мы, например, испытываем вдохновение, то сможем быстро выбрать из списка дел подходящие для такого момента творческие задачи. А если у нас вдруг появилось острое желание поработать, то заняться сложным проектом, который мы давно откладывали.

Впрочем, можно создать категорию задач и на случай снижения трудоспособности:

. Иногда бывает так: мы устали, голова работает плохо, но при этом хочется сделать еще полезное. На это случай стоит завести отдельную категорию для дел, которые не требуют напряжения воли и ясного мышления. Например: рассортировать файлы, проверить компьютер антивирусом или протереть пыль Однако тут важно соблюдать осторожность, чтобы избежать переутомления.

Другие способы группировки задач

Естественно, это далеко не все возможные способы группировки задач в . Однако в рамках этой статьи вряд ли будет целесообразно подробно рассматривать каждый из них, иначе статья превратиться в бесконечную энциклопедию. Просто просмотрите список ниже и подумайте, что из этого вам может пригодиться.

  • Проекты и цели: строительство дома, написание книги, подготовка к отпуску, увеличение дохода.
  • Стадии работы: планируется, в процессе, отложено, отменено.
  • Исполнители: поручить, выбрать исполнителя, поручено, на контроле, замечания, принято.
  • Заказчики: обсудить, в работе, замечания, принято.
  • Внешние обстоятельства: хорошая погода, квартальная премия, приезд родственников, подорожание доллара.
  • Отдельные люди: жена, муж, бабушка, директор, сосед Петрович, менеджер Олег.
  • Группы людей: коллеги, родственники, клиенты, «клиенты из ада», соседи, однокурсники, однопартийцы, друзья, враги, должники, кредиторы.
  • Организации: банк, школа, университет, детский сад, церковь, ЖКХ .
  • Группы организаций: субподрядчики, заказчики, поставщики, конкуренты, потенциальные клиенты.
  • Время суток: утро, день, вечер.
  • Регулярность: разовые задачи, ежедневные, еженедельные, ежемесячные.
  • Праздники: дни рождения, годовщины, профессиональные праздники.
  • Распорядок дня: перед уходом на работу, по дороге домой, перед обедом, перед сном.
  • Список желаний: хочу купить, хочу посмотреть, хочу прочитать.
  • Обещания: коллегам, клиентам, родственникам, соседям.
  • Долги: банкам, друзьям, коллегам, клиентам.

Заключение

Какие из этих категорий и способов группировки вам понадобятся — полностью зависит от вашей системы , особенностей работы и личных предпочтений.

Однако некоторые категории можно создавать просто «на всякий пожарный» и обращаться к ним лишь тогда, когда в этом есть необходимость. Например, если у вас появилось несколько свободных минут, загляните в папку , а если нужно срочно уехать — в папку «Обязательные». В остальное же время эти категории можно просто игнорировать.

Кстати, еще одна очень полезная категория — это «Несортированные дела». Если при создании новой задачи сразу не ясно, в какую категорию ее определить, а долго раздумывать нет времени, просто пометьте ее как «несортированную». Потом, когда появится время и желание, вы сможете спокойно и вдумчиво разложить такие задачи по «своим местам».

13 приложений для эффективного тайм-менеджмента

Мы протестировали 13 приложений, которые помогут спланировать дела и расставить приоритеты.

Для организации задач

Any.do

В Any.do к каждой задаче можно добавлять теги, напоминания, подзадачи и вложения. Функция приоритетов поможет сконцентрироваться на главном и не забыть о важном деле, а списками можно делиться с друзьями и коллегами — и планировать совместные проекты.

Стоит отметить опцию Focus, которая помогает дополнительно мотивировать пользователя. Если она включена, а человек не завершил задачу, приложение уничтожит виртуальную ёлку. Ещё одна особенность Any.do — список покупок, которые приложение автоматически распределяет по категориям.

В платной версии можно создавать повторяющиеся задачи, прикреплять файлы любого размера, использовать индивидуальные темы, цветные теги и ярлыки, а также создавать напоминания, привязанные к определённому месту.

Цена: базовая версия — бесплатно, премиум-версия приложения обойдётся в $5,99 в месяц.

Пишет про дизайн в Skillbox. Работает директором по маркетинговым коммуникациям, изучает рекламную графику и 3D.

Todoist

Todoist — главный конкурент и отличная альтернатива Any.do. В приложении нет разве что самоуничтожающегося дерева. В Todoist можно разбивать задачи по проектам и подпроектам, добавлять теги, изменять тему, добавлять комментарии, прикреплять файлы и вести совместные проекты. В качестве дополнительной мотивации в сервис встроен трекинг продуктивности. Некоторые функции, включая напоминания и добавление задач по email, доступны только в премиум-версии приложения.

Возможностей у приложения много, так что вам придётся ознакомиться с руководством пользователя. С его помощью вы, например, разберётесь, как лучше оформлять и организовывать проекты, работать с задачами, метками и фильтрами, узнаете, какие теги надо использовать, чтобы настраивать задачи.

Некоторых пользователей отталкивает необходимость изучать возможности сервиса, но Todoist того стоит. Разобравшись за час со всеми его особенностями, вы получите надёжный и удобный планировщик.

Еще один плюс приложения — шаблоны, которые помогут быстро создать список задач и организовать другие списки — от планирования покупок до создания контент-плана для социальных сетей. Найти подходящий можно на сайте приложения .

Цена: базовая версия — бесплатно, премиум-версия приложения стоит $3 в месяц.

«Мои дела: Планировщик задач»

Не самый изящный, но довольно функциональный сервис для планирования задач. Возможности планировщика ограничиваются созданием задач по дням и списка общих дел, не привязанных к определённому времени. Задачи можно переносить, копировать и отправлять коллегам. Встроенный в приложение календарь помогает организовать задачи на несколько месяцев вперёд.

На этом функции приложения заканчиваются — нет ни тегов, ни меток с фильтрами, ни возможности прикреплять файлы или отслеживать прогресс. Но если нужен простой и понятный сервис для тайм-менеджмента без вороха дополнительных функций, то «Мои дела» могут вам понравиться.

В PRO-версии становятся доступны несколько полезных функций: синхронизация задач, автоперенос дел, виджет, повтор уведомления и новые темы.

Цена: бесплатная версия + можно оформить как подписку (150 рублей за три месяца), так и единоразовую покупку (599 рублей).

Wunderlist

Несмотря на то что Microsoft, купивший Wunderlist в 2015 году, заявил о закрытии приложения ещё два года назад, сервис до сих пор работает. Более того, основатель компании, разработавшей Wunderlist, сейчас пытается начать переговоры о его выкупе. Тем временем на сайте Wunderlist активно рекламируется сервис Microsoft To-Do, о котором речь пойдёт чуть ниже.

Сам Wunderlist остаётся достаточно удобной программой: к каждой задаче можно добавить напоминание, повторы, подзадачи, заметки и файлы, создавать несколько различных списков и настраивать их под себя. Wunderlist может похвастаться ещё одной особенностью — функцией «Беседы», благодаря которой можно обсуждать совместные задачи, не выходя из приложения. Темы не предусмотрены, можно выбрать лишь фон.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector