Igro-zon.ru

Работа и жизнь
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Карьерный рост офис менеджера

Специфика работы офис-менеджера

Что это за профессия? Чем офис-менеджер отличается от секретаря? Как стать офис-менеджером? Какие карьерные перспективы есть у этих сотрудников?

В России офис-менеджеры появились на рынке труда не так давно, всего лет пятнадцать назад.

Главная задача офис-менеджера – организация и обеспечение успешной работы офиса – той части компании, где размещается административно-управленческий персонал. В некоторых компаниях там же ведётся и работа с клиентами.

Чем отличается офис-менеджер от секретаря?

Чаще всего профессию офис-менеджера путают со смежными профессиями секретаря и администратора офиса. Но это ошибка: и секретарь, и администратор лишены властных полномочий. Секретарь чаще всего выполняет «технические» задания: обрабатывает корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки и т.п. А офис-менеджер совмещает управленческие и и исполнительские функции: организует работу людей в офисе, обеспечивает взаимодействие между разными подразделениями. В тех компаниях, где нет отдела по работе с персоналом, офис-менеджеру «достаются» ещё и эти функции.

В нашей стране уже существовал аналог офис-менеджера. Только в СССР эта должность называлась «секретарь с некоторыми полномочиями руководителя». Чем «выше» был статус руководителя, тем «выше» были полномочия его секретаря.

Чем занимается офис-менеджер?

Прежде всего, он – организатор. Его главной и основной задачей является организация работы офиса. Сюда относится и материально-техническое обеспечение: в небольших компаниях приходится фактически выполнять обязанности «завхоза». Тогда в его ведении находится всё: от канцтоваров до компьютерной техники и телефонии. Стоит сказать, что в более крупных организациях завхоз часто подчиняется именно офис-менеджеру.

Другая функция офис-менеджера – руководство вспомогательным персоналом. Сюда относятся: курьеры, уборщицы, повар (если в офисе есть налажено питание). Офис-менеджеру иногда подчиняются секретари-ресепшионисты. Если в подчинении у офис-менеджера есть какие-то работники, то в его задачи входит организациия и контроль их работы.

Встречи важных гостей, посещающих офис, – также часто функция офис-менеджера. Эта работа может включать в себя всё: от встречи гостей в аэропорту и заселения их в гостиницу, до решения их текущих проблем. Если речь идёт об иностранных партнёрах организации, то потребуется знание иностранного языка.

Если в офисе нет своей столовой, то именно офис-менеджеру приходится стать неким «добрым духом» офиса. Именно ему (точнее, ей) придётся организовать появление в офисе кофе-машины и горячих булочек. Сюда же относится организация доставки горячих обедов из симпатичного ресторана или из кафе поблизости.

Все неожиданные организационные вопросы, информирование сотрудников, сообщение им важных новостей компании, дни рождения сотрудников, какие-то общие праздники, мероприятия – всё это тоже относится к работе офис-менеджера. Особенно в том случае, когда в компании нет отдела персонала.

Можно сказать, что в каком-то смысле вся жизнь офиса, её плавное течение и продуктивность труда других членов коллектива во многом зависит от офис-менеджера.

Чтобы подытожить, можно все функции офис-менеджера разделить на пять групп:

1. Управленческие. Сюда относятся: — построение организационной структуры офиса;

— планирование работы офиса;

— руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т.д.)

— разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры;

— разработка политики общения с клиентами.

2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.

Следует сказать, что всё вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру. Но в реальности обязанности могут сильно отличаться в зависимости от традиций компании.

Некоторые функции могут оказаться «урезанными», зато могут появиться другие, обычно несвойственные офис-менеджеру. Например: ведение кадрового делопроизводства, самостоятельный поиск необходимых специалистов, проведение предварительных собеседований, ведение первичной бухгалтерии и т.д.

Личные характеристики. В случае с офис-менеджером они имеют большое значение. Претендент на должность офис-менеджера должен обладать высокой степенью самоорганизации и уметь организовать работу других. Ему потребуются хорошие коммуникативные навыки (как в сфере устной, так и письменной коммуникации). Важна высокая стрессоустойчивость, умение «разруливать» конфликты, способность эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.

Читать еще:  Должностная инструкция менеджер смк

Возраст обычно требуется от 25 лет и старше. В подавляющем большинстве случаев офис-менеджер – это женщина. Мужчину на этой должности удаётся встретить крайне редко. И это понятно: офис-менеджера часто можно в полной мере назвать «хозяйкой офиса».

Стаж и опыт. Требования к стажу и опыту сильно различаются от компании к компании. У каждого работодателя – свои представления о «правильном» опыте. Крупные компании чаще всего хотят видеть в этой должности уже состоявшегося офис-менеджера (со стажем работы на этой позиции от 1 до 3 лет). Но есть хорошие шансы на трудоустройство у опытного и перспективного секретаря.

В небольшую компанию могут взять и без опыта, но нужно убедить работодателя, что вы достойны доверия и справитесь со всеми обязанностями.

Образование. Отдельные требования к образованию офис-менеджера компании выдвигаются не очень часто, потому что для этого сотрудника гораздо важнее практические навыки. Поэтому чаще всего в объявлении о вакансии офис-менеджера работодатели ограничиваются «желательным» высшим образованием, иногда как предпочтительное указывают экономическое или психологическое образование.

Дополнительные требования. Без компьютера офис-менеджеру не обойтись, а потому он должен быть уверенным пользователем ПК. Предприятия, работающие с иностранными партнёрами и клиентами, желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Возможен ли для офис-менеджера карьерный рост? Возможен. Но, чаще всего, не прямолинейный. Это значит, что для карьерного роста нужно сменить сферу, пройти какое-то обучение. Всё проще, если компания внимательно относится к своим сотрудникам, руководитель видит потенциал офис-менеджера и понимает, что сотрудник уже «перерос» свою позицию. В этом случае вполне можно рассчитывать на предложение другой позиции в этой же компании, а также на обучение за счёт организации.

Если же такой возможности нет – придётся «перепрофилироваться» самостоятельно. Многие офис-менеджеры впоследствии находят себя в работе с персоналом или на административных позициях. Некоторые становятся успешными руководителями салонов-магазинов в розничной торговле. Если привлекают какие-то другие отрасли – лучше заранее пройти обучение, хотя бы краткосрочное.

Верно одно: кем бы ни стал в будущем этот сотрудник, ему обязательно пригодится опыт работы офис-менеджером: потому что умение организовывать работу других людей, навыки деловой коммуникации и высокая самоорганизация будут полезны в любой сфере.

Кто начинал карьеру с секретаря, офис-менеджера

С обязанностями,которые вы исполняете в состоянии справится среднестатистический школьник.Зачем для этого «красная медаль» — непонятно.

Как вариант,вы можете эту самую медаль на груди носить.Вас сразу зауважают.

Я закончила универ с красным дипломом, начинала офис-менеджером, сейчас — фин. директор.

Тут,на вумане,все с красными дипломами,это давно всем известно.

С красной медалью. ))

Сейчас вышкой никого не удивишь, красным дипломом — тоже.

Часто мне кажется, что меня не сильно уважают, относятся как к девочке принеси-подай.

Ну вы же действительно работаете на должности девочки принеси-подай, так к вам и относятся. Хотите другого отношения — ищите нормальную работу по специальности, где вашу «красную медаль» оценят по достоинству.

Я закончила универ с красным дипломом, начинала офис-менеджером, сейчас — фин. директор.

Тут,на вумане,все с красными дипломами,это давно всем известно.

Я закончила универ с красным дипломом, начинала офис-менеджером, сейчас — фин. директор.

Тут,на вумане,все с красными дипломами,это давно всем известно.

Не все! Вон афторша — с красной медалью))

Простите, а направление деятельности вашей компании какое?

а что за медаль?

а то я «президентский» универ с красным дипломом закончила, а медаль мне зажали.

я подрабатывала секретарем еще когда училась в универе, когда универ закончила — пошла в одну крупную компанию ассистентом отдела, потом специалистом отдела и т.д.

екретарская работа мне очень много дала — разраваясь весь день меджу тремя телефонами, ксероксом, факсом и компьютером, я очень быстро приучилась к самоорганизации и дисциплине. А про то, что как-то без уважения относились — да, было такое, но в основном со стороны каких-то озлобленных женщин, с которыми было всем тяжело работать. А если люди нормальные, то они понимают, что секретарь — это в какой-то степени лицо компании, и в том чтобыпринести кому-то кофе нет ничего стыдного.

Читать еще:  Бим менеджер обучение

У нас в стране (Северная Европа) у секретарей разные обязанности. Есть при боссе. А есть секретари, которые ведут работу всего отдела. И в их обязанности входит не только корреспонденция, но и ведение бухгалтерии, и заработные платы, и архивировании, и планирование работы в офисе, и так далее. ИМХО, это уже профессиональная работа.

Секретарь секретарю рознь. Я работала офис-менеджером, но в мои обязанности входили первичка в 1С, банк-клиент и проч. Была маленькая фирмочка, потом повысили до менеджера, просто нужно было обзванивать и продавать еще дополнительно. Это был потолок карьерного роста. Зато навыков появилось много. И далее можно было идти тем же менеджером (не мое, да и без навыков менеджером всегда можно устроиться), помощником бухгалтера, а потом бухгалтером.

Словом, звонки факсы это вас не развивает ни коим образом. По поводу красного диплома-удивляюсь, зачем тогда нужны были эти старания? Знавала девушку с высшим образованием, вроде не глупую совсем, работала кассиром в строительном магазине. На вопрос-почему? ответ-а кому я нужна.

Проблема ваша в том, что не знаете себе цены. С таким отношением и другие вас будут ценить также, и ни одно собеседование вы не пройдете. Чем дольше вы будете сидеть на месте секретаря с примитивнейшими обязанностями, тем менее значимым будет ваше образование.

Офис-менеджер: возможности карьерного роста

Очень важно качественно выполнять профессиональные обязанности на должности офис-менеджера, даже если и видите возможности для реализации своего потенциала на более высоких должностях.

Один из вопросов, который часто можно услышать на собеседовании: кем вы видите себя через 5-10 лет. Ответ на этот вопрос помогает работодателю понять, планирует ли кандидат на вакансию надолго оставаться в компании (вижу себя квалифицированным специалистом, нужным компании) или же воспринимает должность как стартовую ступеньку (хочу набраться опыта и открыть свое дело — иногда отвечают и так). А если и хотел бы остаться, то в качестве кого, каковы амбиции и карьерные устремления соискателя. Ведь если он обучится всем премудростям работы и уйдет в тот момент, когда станет незаменимым — это будет целой трагедией для компании.

Устраиваясь на должность офис-менеджера, вряд ли кто может сказать, что мечтает оставаться на этой должности всю жизнь. Однако важно осознавать, что компании, в которую вы устраиваетесь, в данный момент необходим офис–менеджер, человек, имеющий, прежде всего, навыки и умения, необходимые для обеспечения эффективной жизнедеятельности офиса.

Кроме того, секретарь — это лицо фирмы, и часто именно по секретарю судят о руководителе и о компании в целом.

Именно на своем рабочем месте вы можете зарекомендовать себя как: пунктуального, грамотного специалиста, который умеет работать с техникой, подготовить необходимый материал, правильно вести переговоры по телефону, быть лицом компании.

При этом у вас всегда есть два пути: вы можете стать дисциплинированным и грамотным офис-менеджером, или членом команды, которому близки интересы и проблемы компании. Тогда сможете выполнять не только техническую часть, но и вносить свои предложения или замечания, которые, безусловно, будут оценены руководством или теми людьми, с которыми вы непосредственно работаете. Т. е. станете тем незаменимым членом команды, который будет выполнять часть общей важной работы.

Есть ли возможности карьерного роста для офис-менеджера? Конечно, есть! Ведь путь от офис-менеджера до Хорошего Офис-Менеджера очень длинный и очень трудный. Но те, кто пройдут его, никогда не изменят своей профессии.

Кроме того, именно от офис-менеджера зависит тепло, уют, миролюбивый и позитивный настрой в офисе. Ведь часто этот специалист выполняет роль «души» команды.

Таким образом, вы приобретаете опыт работы с людьми, умение работать с информацией, и главное — в команде.

Однако, значит ли это, что вам обеспечен переход на более высокую должность и карьерный рост в этой компании? К сожалению, нет. Получается парадокс, чем более квалифицированно вы выполняете свои обязанности офис-менеджера, тем более дорожит вами руководство и тем труднее найти вам замену. Поэтому, для дальнейшего карьерного роста, чаще всего, приходится менять работу. При поиске нового места, указав в резюме не только свою нынешнюю должность, но и весь тот опыт, который вы приобрели и из которого уже «выросли», вы, безусловно, можете претендовать на более высокую должность, продвигаясь, таким образом, по карьерной лестнице.

Читать еще:  Кадровый менеджмент обучение

Но в каждом случае важно исходить из реалий — открытый и честный разговор с руководством, может заставить его взглянуть на вас новым взглядом и оценить все «за» и «против» вашего ухода. Важно одно — чем больше у вас будет умений, знаний и опыта, тем больше возможностей самой управлять своей жизнью.

На какую должность можно претендовать после офис-менеджера?

Добрый день!
Я с 2008 года работаю на должностях: секретарь, администратор отдела продаж, личный помощник и в данный момент нахожусь в должности офис — менеджера. Хотелось бы вырасти из этой работы, перейти на новую должность, для самореализации. Мое начальство в принципе готово меня перевести, но встает вопрос на какую должность. Компания маленькая всего 8 человек, и все занимаемые должности заняты и являются ключевыми. (директора и главный бухгалтер, так же есть пара менеджеров занимающихся продажами) Высшее образование у меня не закончено с 4-го курса, так как институт лишили лицензии. По профессии я маркетолог, но данная должность компании не нужна. Хочется роста, хотя бы карьерного, чтобы была возможность уйти рано или поздно уже на другую ступень в другой компании. Подскажите, что я могу выбрать.
п.с. Начинать заново в другой компании с той же позиции очень тяжело и как мне кажется смысла нет.

если был опыт администрирования продаж — то идите менеджером по продажам)

Спасибо за ответ. Но данная должность меня мало интересует, скорее совсем не интересует. Предпочитаю работу с бумагами, договорами, бухгалтерией. Вот какой список дел я сейчас выполняю:
Составление аналитических отчетов Exel ежемесячных и ежегодных по складскому мониторингу и по бухгалтерскому.
Ежедневный мониторинг бухгалтера. Работа в программе 1С версии 8.2. Бухгалтерия и УТ (Управление торговлей, редакция 11.1 (11.1.2.8)
— Обработка приходно-расходной документации.
(Подготовка документации на отгрузку. Создание документов на перемещения между складами).
Планирование рабочего дня руководителя;
Подготовка и организация встреч и мероприятий; Деловая переписка, коммуникации;Составление и оформление договоров;
Ведение архива документов и базы данных,
Подготовка информационных материалов для руководства;
Работа с техническими службами.
Координация и контроль работы склада. Логистика.
Подготовка и выставление счетов;
Контроль и реализация отгрузок и поступлений товара.
Работа с контр.агентами, прием заказов.
Управление расчетами с клиентами и поставщиками, а также платежной ведомостью.
Контроль и мониторинг работы с транспортными компаниями.
Организация командировок, руководящего и учредительного состава.
Организация специализированных строительных выставок Mosbuild 2011-2013, Дорога 2011- 2013.
Разработка и реализация стендов для выставок.
Составление и разработка бренд-буков, фирменных буклетов, визиток, DVD — дисков.

Прием звонков, почты, выполнение поручений генерального директора, учредительского состава. Координация работы нового персонала.

Жизнеобеспечение офиса. Закупка всего оборудования и программного обеспечения, обновление приложений, обучение персонала работе с офисными компьютерами.

так что не нравится? Название должности? Пусть тогда переименуют лично для Вас в штатке офис-менеджера в «кого-Вам-хочется», плюс, останутся на Вас Ваши нынешние обязанности офис-менеджера.

«Закупка всего оборудования и программного обеспечения, обновление приложений, обучение персонала работе с офисными компьютерами.»

супер:) вы еще и админ там

И швец, и жнец, и на дуде игрец. Наверняка, з/п одна. Я бы в первую очередь, попросила снять какие-нибудь неугодные мне обязанности (например, оставить, только функции по бухгалтерии), пошла б учиться, а через пару лет искала работу, в резюме указав должность «бухгалтер» и обязанности. Все равно в ТК никто заглядывать не будет

Предлагаю следующее: продолжать обучение в другом ВУЗе, работая на нынешнем месте, и получив диплом уходить работать по специальности.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector