Igro-zon.ru

Работа и жизнь
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Достижения офис менеджера

Резюме офис-менеджера: как «попасть в яблочко» с первого раза

Вакансия офис-менеджера открывается в компании тогда, когда текущий состав людей уже не успевает заниматься организационными вопросами. В штат привлекается дополнительная единица, на которую перекладывается часть функций остальных коллег. Поэтому и требования к такому кандидату будут не меньше, чем к уже существующим кадрам, а то и выше. В этом аспекте и нужно приложить усилия при написании резюме, чтобы работодатель сумел рассмотреть в вас достойного себе помощника.

CV офис-менеджера: идентифицируйте себя правильно

Первым делом укажите в резюме свои персональные данные. К ним относятся полные фамилия, имя и отчество, возраст, место проживания, семейное положение, контакты, профили в соцсетях и, конечно же, фотография. Так как профессия офис-менеджера родственна секретарской, то внешний вид играет немаловажную роль. Это не значит, что вы должны быть фотомоделью — наоборот, намеренное позирование как раз может отпугнуть.

Предоставьте портретное изображение в пастельных тонах и без вызывающих элементов. Это уже даст работодателю возможность составить о вас мнение насчёт знания делового этикета, которое является одним из основополагающих для обсуждаемой должности.

Затем переходите к описанию своего образования и опыта работы в порядке убывания годов. Поработайте над перечнем выполняемых обязанностей. Профессии офис-менеджера в вузах не учат, но много специальностей касаются её косвенно: экономика, менеджмент, психология, филология, юриспруденция. Важно, чтобы это было высшее образование и предпочтительно со знанием иностранных языков, ведь вы метите на место чуть ли не «лица» компании, а значит, и уровень во всём должен быть соответствующий. Также не помешает окончить курсы по компьютерной грамоте и делопроизводству.

Следуя логике, предыдущие места работы должны быть в сфере персонала умственного труда и сопряжены с человеческим общением: секретарь-референт, менеджер по закупкам или продажам, юрист, операционист в банке, оператор колл-центра. И хотя вакансия менеджера очень разноплановая, не стоит нагромождать резюме не относящимися к офисной деятельности фактами. Если у вас есть «корочка» парикмахера или имеются достижения в акробатическом искусстве — здесь это не пригодится.

Как показать нанимателю: вы — «то, что надо»

Многим кажется, что профессия офис-менеджера достаётся тем, кто не смог себя реализовать в других областях, поэтому её легко освоить любому студенту. На самом деле секретарь — это не просто «принеси-подай» и красивая наружность. Такая должность включает в себя огромный круг обязанностей:

  • снабжение офиса канцтоварами и расходными материалами;
  • обеспечение бесперебойной работы офисной техники;
  • приём входящих звонков, корреспонденции и их распределение;
  • работа с курьерскими службами;
  • работа с объявлениями (как в печатных изданиях, так и в интернете);
  • встреча гостей и подача напитков, перекусов;
  • курирование уборки, питания и транспортировки на предприятии;
  • сбор и систематизирование информации;
  • организация совещаний, конференций (в т. ч. телефонных, виртуальных и выездных);
  • тревел — поддержка (заказ билетов, гостиниц, поиск гида, переводчика и т. п.);
  • координация корпоративной телефонии и интернет-связи;
  • учёт дней рождений и осуществление поздравлений при необходимости;
  • набор текстов под диктовку или с рукописного материала;
  • создание таблиц, диаграмм, презентаций на основании предоставленных данных;
  • выполнение других поручений руководства.

Должностные обязанности специалиста могут быть ещё шире в зависимости от направленности и роста компании, в которую вы устраиваетесь.

Офис-менеджер — это правая рука руководителя. Он должен быть всегда «в теме» и суметь оперативно решить любой насущный вопрос.

Естественно, на крупных предприятиях один человек со всем объёмом работ уже не справляется, и такой служащий появляется в каждом отделе. Иногда об этом следует намекнуть руководителю, который, ввиду собственной чрезмерной занятости, может не заметить перегруженности своего помощника.

Видео: обзор задач офис-менеджера

Минус данной профессии в том, что вы не принадлежите себе. И, следуя негласному правилу, принято, чтобы вы не были обременены замужеством, детьми, престарелыми родителями или какой-то хронической болезнью, требующих отвлечения от работы на большие промежутки времени. Подразумевается также, что вы всегда готовы к командировкам.

Так как этот период для большинства людей краткосрочный, то больше всего работа офис-менеджера подходит молодёжи. Зато опыт, приобретаемый таким сотрудником, является бесценным. Ведь можно дорасти до должности директора или открыть собственный бизнес.

Знайте своё дело! Иначе вы можете упустить свою решающую возможность!

из к/ф «Мисс Слоун» (2016)

Личные качества в резюме: выбираем самое важное

Исходя из вышесказанного, вам должны быть присущи и перечислены в резюме следующие качества:

  • коммуникабельность;
  • стрессоустойчивость;
  • быстрая обучаемость;
  • хорошая память;
  • пунктуальность;
  • аналитический склад ума;
  • организаторские способности;
  • умение пользоваться ПК и периферийной техникой;
  • высокая скорость набора текстов;
  • хорошая дикция и грамотная речь.

Если вы действительно всем этим обладаете, то цифру желаемой заработной платы можете смело объявлять нескромную. Тогда и наниматель поймёт, что имеет дело с человеком, который знает себе цену и отработает каждую копейку. А практика показывает, что возлагаемые на этого трудоголика обязанности имеют свойство незаметно приумножаться.

Не отчаивайтесь, если вначале вам предложат меньше, чем вы заслуживаете — согласуйте сразу с работодателем чёткий перечень своих функций. Это даст вам возможность в дальнейшем при добавлении неоговоренного фронта работ потребовать премию.

Читать еще:  Казань куда можно поступить на менеджера

Видео: как просить повышения зарплаты у руководства

Презентовать не списком, а развёрнуто свои способности вы можете в приложенном сопроводительном письме в более художественной манере. И также в нём напишите, почему именно эта вакансия вас интересует, как вы видите развитие своей карьеры. Дополнительно имеет смысл приложить и рекомендательные письма с предыдущих мест работы, чтобы подтвердить ваш профессионализм, тем самым усилив эффект от резюме.

Кандидат — мечта хэдхантера

Должность офис-менеджера сейчас всё больше и больше востребована. А людей, подходящих под её нужды, очень сложно подобрать. Поэтому компании нередко прибегают к помощи агентств, которые находят стоящего сотрудника. Пример резюме такого претендента, который будет нарасхват, приведён ниже.

Таблица: шаблон для составления профессионального CV

Резюме на должность офис-менеджера
Ф. И. О.Добронрав Ксения Борисовна
Возраст27 лет
Адрес проживанияМосква, м. Коньково
Контактымоб. тел.: +7…, email: dobronrav@gmail.com
Семейное положениене замужем, детей нет
Профиль в соцсетиwww.facebook.com/….
Образование: высшее
2010–2015
Минский филиал Московского государственного университета Экономики, Статистики и Информатики
Дневная/Очная форма обучения
Менеджмент организации
Опыт работы
март 2010 — июнь 2017
Агентство недвижимости «Экспресснедвижимость», г. Минск, Республика Беларусь, полная занятость,
Менеджер по персоналу
Должностные обязанности:
  • собеседования;
  • стажировка новобранцев;
  • составление должностных инструкций, правил;
  • психологическая консультация сотрудников;
  • работа со средствами массовой информации;
  • работа с коллективом (доведение и разъяснения приказов, сбор объяснительных, инструктажи);
  • ведение личных дел сотрудников;
  • организация тренингов для сотрудников;
  • ведение базы данных и статистики;
  • наблюдение за рынком труда, информирование руководства о текущей на рынке ситуации с кадрами и средней зарплатой;
  • подготовка данных для начисления зарплаты;
  • разработка графика отпусков;
  • учёт рабочего времени (табели);
  • работа с иностранцами;
  • формирование штатного расписания;
  • мониторинг изменений законодательства в сфере трудового права.

октябрь 2007 — февраль 2010
Агентство недвижимости «Экспресснедвижимость», г. Минск, Республика Беларусь, полная занятость,
Секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель
Должностные обязанности:

  • работа с телефонными звонками;
  • редактирование приказов, инструкций и прочих документов;
  • приём и распределение входящей/исходящей корреспонденции, работа с курьерами;
  • ведение документооборота;
  • составление писем, запросов;
  • жизнеобеспечение офиса (канцтовары, вода, чай, картриджи, хозтовары, мелкий ремонт, обеспечение чистоты и пр.);
  • сканирование, копирование, распечатка документации;
  • создание презентаций в PowerPoint;
  • встреча и приём посетителей;
  • ведение архива документов и дел;
  • заказ билетов, бронирование мест для проживания.
Дополнительная информацияЗнание языков:

  • русский — родной;
  • белорусский — родной;
  • английский — свободно владею.
  • способность быстро обучаться и легко воспринимать крупные объёмы информации;
  • исполнительность и ответственность;
  • уверенное пользование ПК, знание программ MS Office, Adobe Photoshop.

Имею водительские права с открытой категорией В, стаж вождения 2 года.Желаемый уровень зарплаты40 000 руб.Рекомендательные письмаПредоставлю по требованию

В заключение вспоминается избитая фраза: «Все профессии нужны, все профессии важны». Но в этом контексте она как нельзя лучше подчёркивает собирательный образ множества видов работ в одном лице офис-менеджера. И хочется сказать, что для человека, побывавшего в «шкуре» такого сотрудника, в будущем уже не будет ничего невозможного. Так что дерзайте!

Образец резюме офис-менеджера

Основные принципы составления

Чтобы из большого числа соискателей работодатель обратил внимание и пригласил на собеседование именно вас, отнеситесь внимательно к составлению своего резюме на офис-менеджера. С одной стороны, следует придерживаться общепринятых правил составления, а с другой — подумать, какие сведения о себе необходимо сообщить, чтобы выбор пал именно на вас:

  • резюме должно быть кратким, но максимально емким по содержанию, по объему — не более 1-2 страниц;
  • документ необходимо разделить на смысловые блоки с выделением отдельных пунктов для удобства чтения;
  • не допускается никаких ошибок, если вы не уверены в своей грамотности, воспользуйтесь специальными программами проверки написания;
  • наличие фотографии желательно, так как в большинстве организаций офис-менеджер — это лицо фирмы, и для руководителя важно, как выглядит главный его представитель. Выберите достаточно строгое фото в деловой одежде, с располагающим выражением лица.

Любой пример резюме офис-менеджера желательно составлять, придерживаясь следующей структуры:

  • заголовок и цель резюме («Резюме на должность офис-менеджера»);
  • контактная информация;
  • образование;
  • опыт по специальности и профессиональные навыки;
  • личностные характеристики;
  • дополнительная информация.

Контактная информация

Этот раздел включает в себя сведения:

  • Ф.И.О.;
  • дата рождения;
  • семейное положение, наличие детей (не обязательно это указывать, так как наличие маленьких детей — скорее, автоматический «минус» в глазах принимающего на работу);
  • адрес или район проживания (чтобы работодатель понимал, насколько удобно вам будет добираться);
  • телефон и электронная почта (по которым с вами можно легко и быстро связаться).

Образование

Приказом Минтруда России от 02.02.2018 № 49н утвержден профессиональный стандарт «Специалист административно-хозяйственной деятельности», который предусматривает должность с наименованием «офис-менеджер». В отношении такой должности законодательство не предусматривает компенсаций, льгот и каких-либо ограничений, в том числе квалификационных. Соответственно, требования к образованию кандидатов выставляет работодатель.

При отборе резюме офис-менеджера чаще предпочитают людей с высшим гуманитарным образованием, знанием ПК и иностранного языка, особенно если компания работает с иностранными партнерами. Могут быть предъявлены и совершенно другие требования, которые изложены в тексте вакансии, например:

  • наличие знаний правил деловой переписки и этикета;
  • навыки договорной работы;
  • умение вести телефонные переговоры и т. д.

При заполнении этого блока указывайте последовательно годы обучения, название образовательной организации и полученную квалификацию.

Опыт работы

Работодатель самостоятельно решает, готов ли он заниматься обучением сотрудника без опыта работы или нет. В любом случае, если опыт у вас отсутствует или незначителен, а в тексте вакансии указан «опыт от 1 года», вполне можно попробовать свои силы и отправить резюме. Выставляя в качестве требования такой небольшой стаж, работодатель дает понять, что ему не требуется в обязательном порядке умудренный опытом сотрудник.

При наличии опыта в различных организациях заполняйте пункты в обратном порядке — от последнего места работы к более ранним, указывая годы работы, наименования организаций и занимаемую должность. Дополнительно можно перечислить ваши основные обязанности в каждой из организаций и достижения, если таковые имеются.

Профессиональные навыки

В каждой организации должностные обязанности офис-менеджера для резюме могут быть самыми различными. Внимательно изучите требования, изложенные в тексте вакансии, на которую претендуете, ведь именно на них будет ориентироваться работодатель при выборе будущего офис-менеджера. На них и стоит сделать акцент, конечно, в том случае, если ваши профессиональные навыки соответствуют предъявляемым требованиям. Наиболее часто встречающиеся обязанности офис-менеджера кратко для резюме включают в себя:

  • уверенное владение компьютером и знание офисной техники;
  • ведение документооборота, делопроизводства и деловой переписки;
  • ведение телефонных переговоров и прием посетителей;
  • составление и ведение рабочего графика руководителя и ключевых сотрудников;
  • ведение клиентской базы;
  • организация совещаний, брифингов и других мероприятий и т. д.

В небольших организациях в обязанности офис-менеджера могут входить бухгалтерия, кадровое делопроизводство, ведение сайта, организация закупок и другие специфические направления деятельности, владение которыми будет вашим преимуществом. Таким образом, навыки офис-менеджера для резюме — это безграничное поле для вашей фантазии (конечно, в разумных пределах).

Личностные характеристики

Офис-менеджер организует работу компании и следит за всеми процессами, связанными с повседневным функционированием предприятия. Исходя из этого подумайте, какие личностные характеристики помогают вам в работе. Готовые примеры резюме на работу офис-менеджера обычно включают в себя такие пункты:

  • грамотная речь;
  • презентабельная внешность;
  • способность к быстрому принятию решений;
  • внимательность и пунктуальность;
  • умение находить контакт с людьми и разруливать конфликтные ситуации;
  • ответственность и аккуратность и т. д.

Дополнительные сведения

Здесь можно описать ваши умения и навыки, не имеющие прямого отношения к работе, знания, полученные в результате самообучения, не подтвержденные дипломами и сертификатами. Это могут быть:

  • знание иностранных языков (перечислите языки и уровень владения);
  • наличие водительских прав;
  • поддержка работы сайтов и групп в соцсетях и т. д.

При наличии рекомендаций можно приложить их к резюме в качестве дополнения или выразить готовность предоставить их в случае необходимости («Рекомендации предоставляются по запросу»).

Образец резюме офис-менеджера

РЕЗЮМЕ

на должность офис-менеджера

Иванова Анна Ивановна

Дата рождения: 01.01.1990.

Семейное положение: не замужем.

Адрес проживания: СПб, ул. Восстания, 20.

График работы: любой.

Желаемая зарплата: от 25 000 рублей.

ОБРАЗОВАНИЕ

2008-2013 — Национальный исследовательский Университет, Высшая школа экономики (СПб), факультет социологии, социолог.

2015 — Академия последипломного образования «Альфа», «Современное делопроизводство», 108 часов.

ОПЫТ РАБОТЫ

2016-2020 — ООО «Логарифм», офис-менеджер.

  • Ведение документооборота.
  • Обработка корреспонденции.
  • Выполнение задач, поставленных руководителем.
  • Деловая переписка на русском и английском языках.
  • Организация приема иностранных партнеров.

2013-2016 — ООО «Интеграл», офис-менеджер.

  • Координация деятельности офиса.
  • Делопроизводство и документооборот.
  • Прием посетителей и клиентов.
  • Составление рабочего расписания руководителя.
  • Работа с сайтом компании.
  • Организация совещаний.

ЛИЧНОСТНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

  • Быстро ориентируюсь в новой обстановке, легко обучаема.
  • Четко и последовательно выполняю поставленные задачи.
  • Легко нахожу общий язык с людьми.
  • Внимательна и пунктуальна

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

Наличие водительских прав.

Английский язык – свободное владение, немецкий — разговорный.

Образец резюме офис менеджера

Работа офис-менеджера подразумевает общение с клиентами и партнерами компании, посредством приема посетителей и входящих звонков. Ключевыми обязанностями являются организация работы офиса, делопроизводство и документооборот, а также исполнение распоряжений руководителя.

Претендент на должность офис-менеджера должен обладать такими качествами, как внимательность, ответственность, исполнительность, инициативность и коммуникабельность. Кроме того, он должен обладать организаторскими навыками и способностью анализировать большой объем информации.

Резюме на должность офис-менеджера

Сычева Варвара

Телефон: +7 (920) 320-27-**
E-mail: varvara_s@mail.ru
Дата рождения: 11.05.1993
Семейное положение: замужем, есть дети.

Ключевые компетенции

  • опыт работы более 3 лет в крупной промышленной компании, реализующей собственную продукцию;
  • опыт ведения делопроизводства;
  • опыт разработки систем учета документации;
  • успешный опыт работы офис-менеджером более 2 лет в крупной компании;
  • опыт оптимизации расходов и затрат на канцтовары;
  • опыт ведения электронного документооборота.

Опыт работы

01.2018 — по н. в.ООО «Нью Медиа Ледженд», г. Москва, офисменеджер
(одна из ведущих компаний, организующих телевизионное спутниковое вещание)

Обязанности:

  • прием посетителей компании;
  • прием и распределение входящих звонков;
  • организация работы офиса (контроль наличия расходных материалов и канцтоваров);
  • делопроизводство и электронный документооборот;
  • подготовка аналитических отчетов и презентаций;
  • организация командировок и проездов, корпоративных мероприятий.
  • в 2019 году организовала 45 командировок и 20 корпоративных мероприятий;
  • в 2018 году оптимизировала процесс регистрации входящей корреспонденции, что позволило снизить время принятия документов к исполнению на 10%;
  • разработала систему учета внутренней документации, что позволило оптимизировать сроки хранения номенклатурных дел.
07.2014 — 12.2017ООО Промышленные магниты, г. Калуга, офис-менеджер
3 года 5 месяцев(ведущая компания по производству и реализации магнитных сепараторов)
  • обеспечение операционной работы офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов);
  • подготовка и обработка документов, входящей и исходящей корреспонденции;
  • работа с базами данных (внутренняя CRM);
  • организация корпоративных мероприятий;
  • подбор и анализ информации в интернете;
  • выполнение распоряжений руководства.
  • по итогам работы в 2017 году получила благодарственное письмо руководителя за вклад во внутреннее развитие организации;
  • оптимизировала затраты на расходные материалы на 15% путем заключения нового договора с поставщиком канцтоваров;
  • в 2016 году оптимизировала время обработки внутренней документации на 10% путем использования внутренней CRM, что позволило минимизировать время поступления документов на исполнение.

Ключевые навыки

  • работа с оргтехникой;
  • организация работы приемной;
  • ведение электронного документооборота;
  • делопроизводство;
  • изготовление типовых образцов документов;
  • архивирование документации;
  • административная поддержка руководителя.

Образование

2010 – 2014 Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского. Менеджмент/Организационно-управленческая деятельность.

2014 – 2016 Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского. Менеджмент/Инновационный менеджмент.

Дополнительное образование: 2019 – курсы повышения квалификации «Повышение личной эффективности». Калужский филиал ФГБОУ ВО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации»; 2017 – курсы повышения квалификации «Офис-менеджер и работник административно-хозяйственного подразделения». Учебный центр «Специалист» при Московском государственном университете имени Н.Э. Баумана.

Личные качества

  • отношения в коллективе, а также с посетителями выстраиваю на основе доброжелательности и уважения. Конфликтных ситуаций за период профессиональной деятельности не возникало;
  • к работе отношусь ответственно, стремлюсь выполнять поручения руководства максимально быстро;
  • в процессе деятельности стремлюсь к профессиональному развитию посредством восполнения знаний и навыков, а также курсов повышения квалификации делопроизводства и личной эффективности;
  • в ходе работы стараюсь разрабатывать и применять новые методы с целью оптимизации затраченных средств и рабочего времени.

Дополнительная информация

  • водительское удостоверение категории «В» (опыт вождения — 2 года), имеется личный автомобиль;
  • опытный пользователь ПК: MS Office, FossDoc, FossLook, МикроДок Документооборот.
  • знание английского языка – базовый уровень.

Составить грамотно резюме поможет пошаговая инструкция с подробным описанием:

Образец резюме офис-менеджера

Иванов Иван

Пол, дата рождения

Контактный эл. адрес

Готов не готов к переезду, готов не готов к командировкам

  • Управляющий офисом (Оffice manager)
  • АХО
  • Делопроизводство

Занятость: полная занятость

График работы: полный день

Желательное время в пути до работы: не имеет значения

Октябрь 2015 — Август 2017 2 года 3 месяца

Апрель 2013 — настоящее время 2 года 3 месяца

Ведение документооборота: регистрация, учет, хранение, архивирование документов.

Организация приема посетителей и телефонных звонков, корреспонденция.

Контроль работы сотрудников ресепшен, клининговой службы, курьера (5 человек).

Жизнеобеспечение офиса, закупка канцтоваров, расходных материалов и иных ТМЦ.

Согласование договоров с контрагентами, контроль графика платежей («1С»).

Подготовка аналитических отчетов и презентаций (MS Excel, MS Power Point).

  • Административная поддержка офиса и руководителя (штат до 100 человек).
  • Ведение документооборота: регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
  • Организация приема посетителей и телефонных звонков, корреспонденция.
  • Контроль работы сотрудников ресепшен, клининговой службы, курьера (5 человек).
  • Жизнеобеспечение офиса, закупка канцтоваров, расходных материалов и иных ТМЦ.
  • Согласование договоров с контрагентами, контроль графика платежей («1С»).
  • Подготовка аналитических отчетов и презентаций (MS Excel, MS Power Point).
  • Выстраивание системы внутреннего документооборота с нуля. Участие во внедрении системы электронного документооборота.
  • Быстрое реагирование на разноплановые поручения, неоднократное решение проблемных ситуаций в экстренном порядке.
  • Сокращение административно-хозяйственных расходов на 7% за счет выбора новых поставщиков.

Сентябрь 2012 — Май 2015 2 года 9 месяцев

Сентябрь 2012 — Май 2015 2 года 9 месяцев

Организация и обеспечение эффективной работы команды (10 человек).

Работа с посетителями и формирование положительного имиджа ресторана.

Проведение инвентаризации. Работа с поставщиками.

Ведение кассы (расчет гостей‚ заполнение кассовых отчетов).

  • Руководство операционной деятельностью подразделений ресторана.
  • Организация и обеспечение эффективной работы команды (10 человек).
  • Работа с посетителями и формирование положительного имиджа ресторана.
  • Проведение инвентаризации. Работа с поставщиками.
  • Ведение кассы (расчет гостей‚ заполнение кассовых отчетов).
  • Формирование новой команды, которая обеспечила выполнение плановых показателей с первого месяца работы.

Большой опыт административной работы.

Отличные знания ПК (MS Office, «1С», СЭД), кассовой дисциплины.

Опыт работы с оргтехникой, мини-АТС.

Умение эффективно выстраивать рабочие процессы в режиме многозадачности.

Коммуникабельность, активная жизненная позиция, инициативность, пунктуальность.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector