Igro-zon.ru

Работа и жизнь
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

День ивент менеджера

Поспишь потом: моя жизнь в роли ивент-менеджера Материал редакции

Редактор vc.ru о том, чего ждать от профессии, кому она не подойдёт и о навыках выживания в любых условиях.

Меня зовут Эмилия, я редактор vc.ru. Пишу этот текст для тех, кто мечтает о работе в ивент-менеджменте или хочет узнать, как выглядит закулисье больших проектов. Если бы я знала, как всё будет на самом деле, я бы не раздумывая повторила свой опыт, но по пути избавилась бы от розовых очков, чтобы не было так больно.

Важно: я описываю только свой опыт и не претендую на обобщение. Я впечатлительная и чувствительная, если вы не такой (или такая), то многие вещи, которые мне давались сложно, вам даже не покажутся трудностями. И мне стыдно рассказывать о своих трудовых подвигах, которые я тогда считала признаком героизма, но вдруг этот текст убережёт юных ивент-менеджеров от моих ошибок. Поэтому без прикрас.

Что я делала

Я шесть лет работала ивент-менеджером крупных конференций — от 500 человек. В разные периоды в мои обязанности входило всё: от поиска трёх тысяч стульев, которые сочетаются с цветом стен, до деловых переговоров со спонсорами. Я люблю эту работу и свой опыт, но иногда это сводило меня с ума.

Для всех, кто не знает, из чего состоит работа над мероприятием, коротко опишу этапы подготовки.

  • Утверждение идеи, даты и места мероприятия.
  • Разработка деловой программы и поиск спикеров.
  • Организация кейтеринга и навигации на площадке.
  • Переговоры со спонсорами и партнёрами, заключение сотрудничества, исполнение обязательств по договору.
  • Подготовка техники по ТЗ.
  • Промокампания проекта.
  • Коммуникация с участниками.
  • Монтаж площадки.
  • Администрирование процессов на площадке.
  • Закрытие проекта: обратная связь с командой, клиентами, подготовка закрывающих документов.

Хороший ивент-менеджер — тот, кто может сделать всё из этого списка. Даже самый хорошо организованный проект иногда даёт сбой: уйдёт ключевой игрок команды, отвалится недорогой кейтеринг, площадка заявит, что в день вашего проекта вдруг будет ремонт дороги рядом и так далее. Нужно быть готовым подключиться и хладнокровно принять на себя удар. Найти нового специалиста, вразумить кейтеринг и площадку. Это непросто, но возможно.

Сложности

Ивент-менеджмент от любых моих других занятий отличало огромное количество стресса и напряжения. Можно отметить, что в любой работе так, но позвольте я расскажу, а вы сами решите, на какую планку по личной шкале стресса вы отнесёте эту профессию.

Хромая личная жизнь

Под личной жизнью я подразумеваю всё, что не относится к работе: сон, хобби, время с близкими, хорошее питание и так далее.

За время работы в ивенте я собрала пучок нервных расстройств. Виной тому стал прерывистый сон, работа по выходным и отсутствие времени на личные дела. Ажиотаж начинался за месяц до проекта — это период самой высокой загрузки, когда рабочий день начинается утром и заканчивается за полночь. Часто без выходных. Мой организм выживал за счёт адреналина и предвкушения предстоящего события, которое я всегда готовила с любовью и внимательностью.

В эти периоды я была максимально собрана и сосредоточена, у меня никогда не было бардака в задачах, даже если ежедневная их порция с трудом умещалась на лист А4. Обратная сторона — мама забыла, как звучит мой голос, а с друзьями я переписывалась последний раз несколько недель назад. Мне было сложно выключить сознание и искренне интересоваться жизнью чьей-то собаки, успехами на работе и неприятностями в личной жизни, когда в моём мире каждый день что-то рушилось. Таков ивент.

Хотелось побыстрее перемотать разговоры людей и попросить их говорить ближе к делу — нет времени на праздные разговоры и долгие прелюдии, каждая минута на счету. Родным звонила по вечерам, когда шла домой от метро из офиса — эти 15 минут были только моими. Дома тоже работала, а если было очень поздно, то просто ложилась спать.

Сейчас я понимаю, насколько бедно жила: почти в изоляции от близких, полностью поглощённая работой. Если бы можно было вернуться назад и иначе планировать своё время, я бы так и сделала. Сейчас мне понятно, где не нужно было так гнаться за совершенством и успокоиться на среднем уровне качества. А тогда всё казалось безумно важным. Это с одной стороны помогало выдавать работу на высоком уровне, а с другой — не оставляло мне времени на восстановление.

Часто после завершения проекта мои силы резко заканчивались. Я заболевала и вообще не хотела видеть компьютер. Выровнять ситуацию удалось только на последнем проекте, который я реализовала, прежде чем уйти в журналистику. Тогда у меня получилось заметить за окном золотую осень, звонить маме каждый день, встречаться с друзьями, обниматься с котами на улице и обедать 20 минут супом в кафе вместо булки за монитором.

Всё приходит с опытом. Если хочется работать в ивент-менеджменте вдолгую, нужно беречь себя, иначе есть риск рано сойти с дистанции. Принять, что жизнь будет выглядеть так, и научиться не бежать постоянно, а встраивать размеренные кусочки бытовой жизни в сумасшедший ритм.

Для этого есть много решений: отказаться от работы по выходным в периоды не аврала, нанять себе помощников, заботиться о теле. Нормальный сон, питание и спорт повлияют на результат лучше, чем лишний час работы.

Что ж, сейчас я это понимаю и теперь не убиваю себя на работе.

21 сентября — День event-менеджера

Вся история праздника и анонс предстоящего события на Global Event Awards 17 октября 2014.

Первый «День event-менеджера» состоялся 21 сентября 2005 года. Его посетило более 500 event-менеджеров, а online-трансляция в сети привлекла аудиторию размером более 20 000 человек. Год от года «День event-менеджера» собирал все больше гостей, среди которых руководители ведущих event-агентств, начальники HR и PR отделов крупных компаний, а также все те, кто сталкивался в своей работе с индустрией специальных событий и заинтересован в развитии этого рынка. Последнее мероприятие от учредителей праздника прошло в 2007 году в клубе «Versus» и собрало более 350 профессионалов. В рамках события прошел круглый стол от главного редактора «Event.ru» Андрея Шешенина. В следующие годы дело было передано в руки инициативных групп. Несмотря на то, что праздник подхватили представители индустрии Нижнего Новгорода, Омска, Екатеринбурга и Мурманска (за что огромное им спасибо), в Москве в связи с наступившим Мировым финансовым кризисом традиция «праздника для профессионалов» могла бы прерваться. Именно поэтому, представителями орг. комитета нескольких «Дней» было принято решение совершить волевой рывок и все-таки сохранить праздник.

Читать еще:  Бим менеджер это

В 2010 году праздник смог по-настоящему «воскреснуть»: определилась четкая миссия и задача – объединение профессионалов и обмен опытом. 500 гостей, положительные отзывы и высокий уровень удовлетворенности участием для спонсоров и партнеров. Событие действительно заложило основу для громкого мероприятия в 2011 году, на котором для организации объединится рекордное для российской event-индустрии количество профессиональных СМИ, ассоциаций и партнеров.

В ноябре 2010 впервые в истории российской event-индустрии прошел благотворительный марафон, приуроченный к празднику «День народного единства», призванный собрать средства в помощь детям-сиротам. Главная цель — помочь тем, кому нужно милосердие! Не быть безразличным! Стать организатором добра! Подарить праздник тем, кто в нем действительно нуждается.

Идея этого отраслевого мероприятия родилась во время подготовки профессионального праздника «День event-менеджера» и состоит в том, что организаторы создали свободную презентационную площадку для подрядчиков event-индустрии: кейтерингов, артистов, оформителей, компаний технического обслуживания мероприятий и других возможных подрядчиков организаторов мероприятий. Способ попасть на глаза потенциальных клиентов для них один — внести сумму на счет Фонда «Волонтеры в помощь детям-сиротам». Кроме того, во время проведения марафона для самих менеджеров существует возможность пожертвования на месте, напрямую, в кассу представителям фонда.

При подготовке мероприятия поддержку организаторам оказали профессиональные ассоциации (Национальная ассоциация организаторов мероприятий, Российская ассоциация маркетинговых услуг) и несколько фондов («Волонтеры в помощь детям-сиротам», «Мир без границ), не считая, конечно же, активных представителей отрасли, желающих внеси свой вклад в общее дело.

День event-менеджера – это профессиональный праздник, пусть пока и не обозначенный красным в календаре, однако, он есть, и у истоков его создания стояли настоящие гуру своего дела, единственной целью которых было – объединить рынок одним праздником.

Теперь уже не важно, почему празднование не состоялось в какие-то года. Главное – у нас, организаторов событий, есть свой день!

В 2014 году празднование состоится на одном из самых значимых конкурсов для организаторов мероприятий: Global Event Awards 17 октября в ресторане Silly Cat (национальный этап – Golden Puzzle, награждение победителей которого состоялось 2 сентября 2014).

В 2010 году была заложена традиция благотворительности — помощи детям, которые нуждаются во внимании и заботе. В последующих годах, праздник не обходил стороной благородную цель, и 17 октября 2014 года теле и радио ведущий, актер, Александр Пряников проведет благотворительный аукцион в помощь фонду «Волонтеры в помощь детям сиротам» (www.otkazniki.ru).

Фотогалерея всех праздников, пресс-релизы и новости в официальной группе Дня event-менеджера.

Я в event хочу пойти, пусть меня научат!

Начало нового года — это время перемен. У многих людей возникает желание что-то поменять в своей жизни или начать всё с чистого листа. В частности, некоторые задумываются о смене работы. Например, хотят попробовать себя в более творческой профессии, такой как event-менеджер. Одно из крупных event-агентств «Авентура» провело опрос более 800 потенциальных сотрудников на должность event-менеджера, и опубликовало весьма интересные результаты исследования. Многие соискатели уверены, что имеют опыт в организации мероприятий и что работа event-менеджера — сплошной праздник. Так ли это на самом деле и что нужно, чтобы стать организатором событий, читайте далее.

Кто такой организатор событий или event-менеджер?

Далеко не каждый сможет ответить на этот, казалось бы, простой вопрос. Многие люди, немного подумав, скажут, что это тамада, или, в лучшем случае, организатор свадеб. А его работа — это работа мечты, в которой нет ничего сложного, только ежедневные веселье и праздники. При этом за эту «простую» работу должны платить немало денег.

Так, например, специалисты event-агентства «Авентура» выяснили, что 47% соискателей хотят работать в ивент-индустрии, потому что им интересна эта сфера и нравится организовывать мероприятия. При этом 30% уверены, что работа организатора — ежедневные праздники и веселье, 6% хотят попробовать себя в новом, более творческом направлении, и лишь 17% хотят работать в ивент-индустрии потому, что хорошо знают эту область и имеют опыт работы.

Однако, на вопрос «Есть ли у вас опыт работы в event-индустрии?» почти 70% соискателей ответили утвердительно. А 89% отмечают, что им приходилось разрабатывать креативные идеи. Получается почти каждый считает, что у него есть опыт организации мероприятий. Но при детальном изучении резюме, выясняется, что почти у 44% из заявивших об опыте, его или нет вообще или есть небольшой опыт в смежных областях. Таким образом, многие идут работать в ивет-индустрию, не представляя, что же она на самом деле из себя представляет.

– «Если сказать кратко, то «Special events» — это комплекс мероприятий, проводимых компаниями в целях привлечения внимания общественности к самой компании, к её деятельности и продуктам, а также с целью внедрения корпоративных коммуникаций», — рассказывает руководитель event-отдела агентства «Авентура» Евгения Глушенкова. – «Следовательно, «event-менеджер» – это специалист, занимающийся организацией деловых, корпоративных и развлекательных мероприятий для компаний и частных лиц».

Читать еще:  Деятельность менеджера по антикризисному управлению

Кто претендует на должность event-менеджера?

Образование.

Поскольку специализированного высшего образования в сфере event нет, то в event-индустрию приходят из разных профессий. При этом, 93% респондентов имеют высшее образование, и лишь 7% имеют среднее профессиональное образование.

Агентство событий «Авентура» выяснило, что большая часть соискателей (33%) — это выпускники специальности «реклама и связи с общественностью». Кстати, по мнению специалистов, это одна из самых подходящих для event-менеджера специальностей. На втором месте располагается «Управление и маркетинг», 25% соискателей имеют образование именно в этой области. Около 7-8% имеют образование в сфере журналистики и примерно столько же в сфере режиссуры. Присылают свои резюме и специалисты из области дизайна (5%), а также люди технических профессий (4%). 17% опрошенных имеют образование в других областях (право, медицина, бухгалтерский учет и т.д.).

Стоит отметить, что 83% респондентов владеют иностранными языками на различном уровне от базового до профессионального. Причем некоторые знают 3-4 языка. 77% соискателей обладают навыками работы с дизайном. А 78% имеют опыт работы в продажах.

Возраст. Пол. Вредные привычки.

Согласно статистике, организаторами событий в основном хотят работать люди в возрасте от 18 до 43 лет, а средний возраст потенциального event-менеджера 26 лет. При этом большинство соискателей, претендующих на должность event-менеджера женщины — 71%. Что касается вредных привычек, то, большая часть (76%) их не имеет. Интересно, что из 24% курящих людей 15% с опытом работы, остается надеяться, что эта закономерность появилась не из-за этого самого опыта.

Сколько платят?

64% соискателей, указавших уровень заработной платы, в среднем хотели бы получать 70 тысяч рублей. Минимальный оклад, на который они рассчитывают — 40 тысяч рублей, максимальный 133 тысячи рублей. Некоторые не указывают желаемый уровень заработной платы. При этом средний оклад event-менеджера в Санкт-Петербурге составляет 30 тысяч рублей, в Москве чуть больше (около 40 тыс.), а в регионах минимальный 10-15 тысяч рублей.

Опыт соискателей в цифрах.

69% соискателей, имеющих опыт работы, отмечают, что максимальный бюджет проекта, над которым они работали составляет от 0-500 тысяч рублей. 19% работали с бюджетами от 500 тысяч до 1 млн рублей. И лишь 12% имели дело с проектами, суммы которых составляли 1-20 млн рублей и более. Специалисты агентства событий «Авентура» отмечают, что уровень и бюджет мероприятия, во многом зависит от статуса компании, уровня event-агентства и профессионализма менеджера. Чем опытнее специалист, тем более масштабными проектами ему доверяют руководить.

Требования к кандидатам.

Работа event-менеджера — это стиль жизни. Поэтому event-специалисту так необходимо обладать качествами, напрямую влияющими на его профессиональную деятельность. К ним можно отнести: грамотную речь, коммуникабельность, вежливость, четкую дикцию, а также адекватность, целеустремленность, клиентоориентированность, стрессоустойчивость и исполнительность. Этими качествами обладает около 40% соискателей.

– «Не менее важны такие качества как быстрая обучаемость и желание развиваться в сфере Event-менеджмента», — отмечает генеральный директор агентства событий «Авентура» Михаил Глушенков. – «Мы всегда приветствуем инициативных и творческих людей, однако, нам также важны опыт и понимание специфики работы. Детально изучив сотни резюме, мы увидели множество людей с «горящими» глазами, но при этом почти у половины нет представления о работе в нашей сфере. Поэтому выбрать по-настоящему стоящего и подходящего кандидата не всегда легко», — поясняет Михаил. – «Стоит также отметить такие преимущественные навыки, как высокие достижения на прошлом месте работы, какие-либо навыки в дизайне, опыт телефонных переговоров и конечно же опыт работы в сфере event».

Обязанности event-менеджера.

За каждым удачным и грамотно спланированным событием скрывается четкая и слаженная организационная работа команды специалистов. Тот, кто до сих пор представляет, что работа event-менеджера состоит из ежедневных праздников, дегустаций и знакомств со знаменитостями, глубоко заблуждается. В обязанности event-менеджера входят: координация подготовки и проведения мероприятия; ведение бюджета; работа с площадками и поставщиками; ведение финансовой отчётности и документации; подготовка материалов для презентаций и прессы; ведение переговоров с клиентами и подрядчиками и многое другое.

Так как же стать event-менеджером?

Если вы поняли, что эта работа для вас, вы полны энергии, идей и сил, то важно запастись терпением и целеустремленностью. Для начала желательно получить профильное образование в смежных областях или закончить курсы по event-менеджменту (такие сейчас проводят многие крупные event-агентства). Специалисты агентства событий «Авентура» советуют начинать карьеру как в области event, так и в любых других областях, с «низов», так как на высокие должности и большие зарплаты всегда берут только опытных специалистов. Поэтому можно пройти стажировку в любом хорошем event-агентстве или поработать какое-то время в качестве волонтера на крупных, значимых мероприятиях.

История из жизни event менеджера 2

В жизни event менеджера происходит много событий, которые не связаны только с положительными эмоциями. В нашем агентстве работают профессионалы, которые прошли огонь, воду и медные трубы. Те, кто остался работать в этой сфере и уже работает в нашей команде рассказывают истории с невообразимыми испытаниями. Сегодня поделимся одним из них.

Не так давно нам довелось организовывать Фестиваль самодеятельного творчества для людей среднего возраста. Для наглядности картины, хотелось бы отметить, что люди среднего возраста – это пожилые люди, многие из которых инвалиды. Дело было в Санкт-Петербурге, в одной из крупных гостиниц, чтоб было комфортно не только репетировать и выступать, но жить и питаться. Приехали мы на два дня раньше, чем участники фестиваля, чтобы подготовить зал, сделать монтаж звука, света, декораций, встретиться с режиссером, жюри и т.д. На второй день основная часть монтажа была завершена и вечером мы отправились в магазин, чтобы докупить недостающих мелочей. Возвращаясь обратно счастливыми, с мечтами о сне, которого не было уже вторые сутки, мы практически взлетели на наш этаж в гостинице и приложили заветную карточку к двери. Но не тут-то было. Дверь не открывается! «Размагнитилась» — подумали мы. Оставили пакеты у дверей, так как сил ходить с ними уже не было и отправились на ресепшн, чтоб заменить злополучную карту. Кладем ключ на стойку и замечаем, что милая дама-администратор медленно меняется в лице и выглядит уже далеко не милой, а совсем наоборот. «Ваш долг за услуги отеля составляет полтора миллиона рублей» — произносит она. «Вам заблокирован доступ во все помещения, которые вы бронировали» — продолжает она. «Если в течение ближайшего времени вы не решите вопрос с оплатой, мы будем вынуждены вызвать полицию» — не затихает она. Шок – это самое мягкое слово, которое можно применить к нашему состоянию в тот момент. Синхронно разворачиваемся и пятимся в сторону дверей. «Из гостиницы, к сожалению, вы тоже не можете выйти, так как охрана уже предупреждена» — в догонку долетело до нас. Сели в холле, молчали минут пять. Видимо каждый из нас уговаривал себя, что раскисать нельзя, нужно что-то решать, ведь через 8 часов в гостиницу приедет 400 людей среднего возраста и их просто не пустят даже на порог. На часах 00.00. А это значит, что никакой платеж уже в любом случае не пройдет. Стали звонить в бухгалтерию, руководству, финансовому директору. Оказалось, что счет нашей компании арестован по непонятным причинам и решить вопрос в течение нескольких часов не удастся. До восьми утра методом переговоров, уговоров, выяснений, гарантийных писем, результат равнялся нулю.

Читать еще:  Какими качествами должен обладать менеджер по персоналу

Настал час «Х». На парковку отеля подъехало 10 автобусов, из которых стремительно стали выходить «бабушки-артистки», с костюмами, музыкальными инструментами, чемоданами и тут как в кино: мы стоим за стеклянными дверями, играя в «камень, ножницы, бумага» на то, кто пойдет в народ объяснять ситуацию, а кто в администрацию молить о пощаде. Разделились. Я, мило улыбаясь, прошу всех участников вернуться на свои места в автобусах, объясняя это тем, что в отель заехала большая делегация иностранных граждан, которых не успевают оперативно расселить и что буквально через пятнадцать минут мы начнем всех постепенно запускать, понимая, что с моей стороны — это наглая ложь. Магическим образом, спустя минут сорок, моей коллеге удалось договориться о том, что мы можем запустить участников, но их не выпустят из отеля до тех пор, пока не уладится вопросы оплаты. Видимо один вид четырехсот требовательных артисток впечатлил не только нас. В общем, запустили мы людей, разместили их в залах для мастер-классов, так как по-поводу расселения переговоры еще шли. И чтоб как-то сгладить недовольство от долгого ожидания, одна из нас сбегала в магазин, купила чай, печенье и благо, что призами к этому фестивалю оказались большие чайники — термопоты, из которых артисты раньше времени дружно пили чай. Обстановка накалялась, приняли решение начать репетиции для желающих, чтоб не терять времени. К счастью желающими оказались почти все, кроме нескольких ворчливых активисток, защищающих права общественности. К полудню стали приезжать заказные коллективы, которые должны выступать на торжественном вечере открытия фестиваля. Их тоже запускали с оговоркой, что не выпустят. Пока шли репетиции и работа с режиссером, недовольные участницы стали более лояльны и мягки, а мы в это время искали решение вопроса оплаты. К вечеру удалось договориться о заселении, также на обещаниях и гарантиях. Участники постепенно начали расселяться, а мы пошли искать дополнительные выходы из гостиницы, чтобы безболезненно для всех вывести заказные коллективы на улицу и не терпеть оправдания. И у нас это получилось, даже промелькнула мысль о том, что мы можем сами выйти, сесть в самолет и улететь домой и больше никогда не работать в сфере eventа. Но она была мимолетной, так как побег – это самое простое решение.

Шли третьи сутки без сна, администраторам стало нас жаль и они по большому секрету выдали нам ключ от номера, чтоб мы могли хотя бы помыться и привести себя в порядок. Следующий день фестиваля продолжался в таком же режиме. Заезжающие коллективы запускали с оговоркой, кого-то не выпускала охрана, у кого-то не выпускали инструменты, мы разрывались, бегая от участников к администраторам, от администраторов к охране, от охраны снова по кругу и тут снова, как в кино: звучит финальная песня фестиваля, все участники на сцене держатся за руки, все счастливы и довольны, а ты стоишь и понимаешь, что у тебя еще не все закончилось и самое ужасное впереди. И тут я чувствую, что меня кто-то берет сзади под руку и отводит в сторону со словами: «Мы приносим наши извинения, но платеж наконец-то прошел, мы видим деньги на нашем счету, надеемся на ваше понимание…»

Как мы долетели до дома никто из нас не помнит. Мы спали уже в такси, а проснулись от громкого голоса стюардессы: «Девушки, просыпайтесь, мы прилетели». В самолете кроме нас никого не было. Засмеялись в голос и поползли на выход.

Вывод: никогда не затягивайте оплаты своим подрядчикам, так как от непредвиденных обстоятельств никто не застрахован! И никогда не сдавайтесь, потому что, именно в таких ситуациях мы растем, становимся сильнее и опытнее!

Первую историю можете прочесть по ссылке.

Менеджер проектов STYLE PROJECT

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector